На вопросы отвечала Н.Г. Бугаева, экономист

Стандартные НДФЛ-вычеты в нестандартных ситуациях

Со стандартными вычетами по НДФЛ приходится иметь дело любому бухгалтеру, который считает зарплату. Мы собрали вопросы, регулярно возникающие у наших читателей, и дали краткие ответы и рекомендации.

Отсутствие заявлений на вычеты от работников может привести к штрафу

С.Т. Привалова, г. Энгельс

Я не собираю с работников заявления на стандартные вычеты - и без того знаю, у кого один ребенок, у кого двое, а у кого их нет. «Коллега по цеху» напугала, что если среди наших работников есть совместители (а у нас такие есть), то заявления должны быть у меня обязательно. Так ли это?

: Вообще не иметь заявлений на вычет опасно. Ведь их наличие - одно из обязательных условий для предоставления вычетовп. 3 ст. 218 НК РФ . И в общем-то без заявления предоставлять вычет вы не вправеп. 3 ст. 218 НК РФ .

Если НДФЛ в бюджет по работнику будет уплачен не полностью, то при отсутствии заявления на вычет налоговая ответственность будет грозить именно вашей организациист. 123 НК РФ . Поэтому во избежание споров с проверяющими хотя бы одно «бессрочное» заявление должно быть у вас от каждого работника, которому вы предоставляете вычетыПисьмо Минфина России от 08.08.2011 № 03-04-05/1-551 .

Документы на вычет - забота самого работника

М.Д. Голенцова, г. Москва

В 2010 г. у нашей работницы умер супруг. Она стала единственным родителем ребенка, но удвоенный вычет по НДФЛ мы ей не предоставляли, так как не получали от нее ни заявления, ни подтверждающих документов. Недавно она принесла в бухгалтерию заявление на двойной вычет и пообещала пожаловаться начальству, что мы ее не поставили в известность о праве на больший вычет. Обязан ли бухгалтер ежегодно напоминать работникам о необходимости представить документы, подтверждающие их право на налоговые вычеты?

Предупреждаем работников

Сообщать в бухгалтерию о появлении права на какой-либо стандартный вычет по НДФЛ работники должны самостоятельно.

: Конечно, если у работника произошли серьезные изменения в личной жизни, влияющие на расчет налога, и бухгалтер знает о них, то лучше рассказать работнику о возможности получения большего вычета и необходимых для этого документахподп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ . Но проводить такой налоговый ликбез бухгалтер не обязан. Ведь применение вычета - это право работника, которым он может воспользоваться или нет.

Учитывая, что муж работницы умер в прошлом году, вы можете посоветовать ей обратиться в инспекцию по месту жительства за возвратом переплаты НДФЛ за 2010 г.п. 4 ст. 218 , п. 2 ст. 229 , ст. 78 НК РФ А НДФЛ с доходов за 2011 г. вы можете пересчитать и вернуть ей по ее заявлению.

По запоздалому заявлению на вычет можно пересчитать НДФЛ

Е.В. Гвоздева, г. Ярославль

В январе приняли на работу двух работников. И в этом году стандартные вычеты по НДФЛ им не предоставляли: ни на них самих, ни на детей. А в августе оба принесли заявления на вычеты. Как нам поступить сейчас: начать предоставлять вычеты с августа или сделать пересчет с начала года?

: Для пущей уверенности этот вопрос мы переадресовали специалистам налоговой службы.

Из авторитетных источников

Советник отдела налогообложения физических лиц Управления налогообложения ФНС России

“ Если работник написал заявление на вычет по НДФЛ в середине года, то есть позже, чем у него появилось право на вычет, то предоставлять ему вычет с начала года или нет, решает работодатель. А с того месяца, когда было получено заявление на вычет, он обязан его предоставлять, но лишь при соблюдении условия о лимите совокупных доходов по соответствующему стандартному вычетуподп. 3 , 4 п. 1 ст. 218 НК РФ ” .

Как видим, есть два варианта.

ВАРИАНТ 1. Сделать пересчет НДФЛ. Тем более что по НК РФ право на вычет не зависит от месяца, в котором подано заявление, и срок подачи такого заявления тоже не установлен. Тогда по заявлению работника на возврат НДФЛ вы возвращаете ему необходимую сумму налогап. 1 ст. 231 НК РФ , одновременно уменьшив на эту же сумму НДФЛ, перечисляемый в бюджет по этому и другим работникам.

ВАРИАНТ 2. Начать предоставлять вычет с того месяца, когда поступило заявление, если пересчитывать ничего не хочется. В итоге за год у работника может быть удержана бо´ льшая сумма НДФЛ, чем если бы вычет предоставлялся с начала года. Излишне удержанный с него налог он сможет вернуть в своей инспекции после окончания года. Для этого в налоговую работнику нужно будет подать декларацию, заявление и документы, подтверждающие право на вычетп. 4 ст. 218 , п. 2 ст. 229 , ст. 78 НК РФ .

Вычет на ребенка-инвалида предоставляется с месяца установления инвалидности

Т.С. Морткович, г. Новосибирск

У одного из наших работников ребенок-инвалид. Справка об инвалидности выдана 12 мая 2011 г., а принес он нам ее в августе 2011 г. вместе с заявлением о возврате НДФЛ за май - июль. Можно ли предоставить работнику вычет на ребенка в двойном размере с мая?

: Можно. Здесь важна именно дата установления инвалидности. Право на двойной вычет работник получает не с месяца подачи вам заявления и не с даты выдачи справки, а именно с момента, когда его ребенок был признан инвалидом (эта дата указана в справке)подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ ; ст. 1 Федерального закона от 24.11.95 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» ; пп. 11 , 36 Правил признания лица инвалидом, утв. Постановлением Правительства РФ от 20.02.2006 № 95 ; приложение № 1 к Приказу Минздравсоцразвития России от 24.11.2010 № 1031н . Работник может получить положенные ему с месяца установления инвалидности вычеты:

• <или> с вашей помощью благодаря перерасчетуп. 1 ст. 231 НК РФ ;
• <или> обратившись в свою налоговуюп. 4 ст. 218 , ст. 78 , п. 2 ст. 229 НК РФ .

Единственному родителю ребенка-инвалида - четырехкратный вычет по НДФЛ

М.Л. Фильченкова, г. Выборг

Наша работница - единственный родитель ребенка-инвалида. Каков размер вычета по НДФЛ в этом случае? Какой код вычета следует указать в справке 2-НДФЛ?

: На ребенка-инвалида 1000-р уб-ле-вый вычет удваивается. Также единственному родителю ребенка положен двойной детский вычетподп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ . Поэтому вашей работнице нужно предоставлять вычет в размере 4000 руб. (1000 руб. x 2 x 2)Письмо УФНС России по г. Москве от 19.01.2009 № 18-14/002387@ ; п. 1 Письма ФНС России от 08.08.2008 № 3-5-04/380@ ; Письмо Минфина России от 17.03.2005 № 03-05-01-03/20 вплоть до месяца, в котором ее доход нарастающим итогом с начала года достигнет 280 000 руб.

В справке по форме № 2-НДФЛ нужно будет указать код вычета «112»приложение № 4 к Справочнику «Коды вычетов», утв. Приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@ .

Нынешний работодатель не может предоставить вычет вместо бывшего

С.Ю. Зеленская, г. Сергиев Посад

В июле к нам устроился работник, который с последнего места работы уволился 14 января 2011 г. Он принес справку 2-НДФЛ, из которой видно, что в 2011 г. стандартные вычеты ему не предоставлялись. Можем ли мы предоставить сотруднику стандартные вычеты, не полученные им в этом году у предыдущего работодателя, и вычеты, которые он не получил в период, пока нигде не работал?

Предупреждаем работника

Если бывший работодатель вычеты не предоставлял, то вернуть уплаченный с тех доходов налог можно только через свою инспекцию.

: Нет, вы это делать не вправе. Налоговый агент начисляет НДФЛ и предоставляет вычеты только:

• с тех сумм дохода, источником которых он является;
• по тем суммам налога, которые сам удерживалпп. 2, 3 ст. 226 , п. 1 ст. 231 НК РФ .

Если же между организацией и физлицом трудовых отношений нет, то и о вычетах речи идти не можетПисьмо ФНС России от 15.03.2006 № 04-1-04/154 . А вычеты, которые не были предоставлены другим работодателем и в «безработный» период, работник сможет получить после окончания календарного годап. 4 ст. 218 , ст. 78 , п. 2 ст. 229 НК РФ .

К процентам по займу от резидента вычет тоже применяется

А.К. Гомозова, г. Москва

Можно ли предоставить участнику нашего ООО (резиденту) стандартный детский вычет при выплате ему процентов по полученному от него займу?

: Да. Ведь проценты по займам, выплачиваемые резидентам, облагаются НДФЛ по ставке 13%п. 3 ст. 43 , подп. 1 п. 1 ст. 208 , ст. 224 НК РФ . А значит, этот доход можно уменьшить на стандартный вычетп. 3 ст. 210 , подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ . При этом вам необходимо получить от участника заявление на предоставление вычета и документы, подтверждающие право на негоп. 3 ст. 218 НК РФ .

Участие в действиях подразделений особого риска дает право на ежемесячный вычет 3000 руб.

И.Е. Баканева, г. Челябинск

Наш работник написал заявление о том, что согласно Постановлению Правительства РФ № 958 от 11.12.92 (касающемуся участников испытаний ядерного оружия, ликвидаторов радиационных аварий и т. д.) его заработная плата освобождается от уплаты всех налогов. Можно ли на основании этого Постановления не удерживать НДФЛ из зарплаты работника и не делать отчисления во внебюджетные фонды? Или ему положены обычные налоговые льготы?

: Начнем с того, что в этом Постановлении нет ни слова о налоговых льготахКритерии непосредственного участия граждан в действиях подразделений особого риска, утв. Постановлением Правительства РФ от 11.12.92 № 958 . Но если у работника есть документ, подтверждающий, что он относится к такой категории, как граждане из подразделений особого риска, в частности удостоверение ветерана подразделения особого рискаст. 15 Закона РФ от 15.05.91 № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» ; п. 2 Постановления ВС РФ от 27.12.91 № 2123-1 , то ему положен стандартный вычет по НДФЛ в размере 3000 руб. ежемесячноподп. 1 п. 1 ст. 218 НК РФ . Ограничений по доходу для предоставления данного вычета нет.

Что касается страховых взносов, то никаких льгот в отношении доходов, выплачиваемых участникам действий подразделений особого риска, не предусмотрено. А значит, взносы надо начислять по общим правилам и тарифам, как и в отношении других ваших работниковч. 1 ст. 7 , ст. 9 , ч. 2 ст. 12 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах...» .

Если доходы работника меньше суммы вычетов, НДФЛ удерживать не надо

А.Н. Кириллова, г. Шуя

Недавно приняли работницу на 0,3 ставки с окладом 1900 руб. Кроме того, ей положены ежемесячные вычеты: на себя - 400 руб. и на двоих несовершеннолетних детей - по 1000 руб. Как удерживать НДФЛ?

: Никак. Сумма доходов работницы в течение всего года будет меньше, чем сумма положенных ей вычетов. В такой ситуации налоговая база по НДФЛ равна нулюп. 3 ст. 210 НК РФ , соответственно, и налог удерживать вы не должны. Но справку 2-НДФЛ на работницу по итогам года все равно надо представитьп. 2 ст. 230 НК РФ . Да и налоговый регистр на нее тоже вести нужно.

Стандартный вычет применяется к сумме всех доходов за месяц

К.О. Беспалова, г. Санкт-Петербург

Работник уходил в отпуск на 28 календарных дней с 14 февраля 2011 г. Отпускные и заработная плата за январь были перечислены 7 февраля 2011 г. и в сумме не превышали 40 000 руб. Но с учетом заработной платы за февраль общий доход работника с начала года превысил 40 000 руб. Нужно ли было при выплате отпускных предоставить ему стандартный вычет (400 руб.) за февраль?

: Дата получения дохода в виде отпускных - это дата их выплаты. И хотя отпускные - февральский доход работника ; ; , предоставлять 400-р уб-ле-вый вычет за февраль было не нужно. Ведь вычет предоставляется с учетом совокупной суммы доходов за месяц. А в сумме отпускные и зарплата за февраль превысили 40 000 руб.подп. 3 п. 1 ст. 218 НК РФ

Вычет за следующий год заранее не предоставляется

Е.Н. Астахова, г. Воронеж

Наша работница ушла в отпуск с последующим увольнением 11 января 2011 г. Отпускные ей были выплачены и НДФЛ по ним перечислен в бюджет 30 декабря 2010 г. При расчете НДФЛ с отпускных за январь мы предоставили ей стандартный вычет на ребенка за январь (к декабрю 2010 г. работница утратила право на стандартные вычеты за этот год). Правильно ли мы сделали?

: Нет. Выплаченные отпускные - декабрьский доход работникаПисьмо УФНС России по г. Москве от 23.03.2010 № 20-15/3/030267@ ; Письмо ФНС России от 10.04.2009 № 3-5-04/407@ ; Письмо Минфина России от 06.03.2008 № 03-04-06-01/49 . И если к декабрю 2010 г. право на детский вычет работница уже утратила, то применять вычет к ее отпускным, пусть и выплаченным за январь, оснований не былоподп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ . Впервые в 2011 г. вычет мог быть применен только в отношении зарплаты работницы (или других доходов) за январь.

Учтите, что такое неправильное предоставление вычета может привести к начислению пусть и незначительных, но все же пени и штрафапп. 1 , 7 ст. 75 , ст. 123 НК РФ . Ведь вы удержали и перечислили в бюджет налог в меньшей сумме, чем должны были.

Если один из супругов без работы, другому двойной вычет не положен

А.М. Дынина, г. Владимир

У работника жена не работает, сидит дома с ребенком. Имеет ли он право воспользоваться стандартным вычетом на ребенка в двойном размере?

: Нет. Если у ребенка есть оба родителя, мать или отец могут претендовать на двойной вычет, только если один из родителей от своего вычета отказывается в пользу другого. Но, по мнению Минфина, такой отказ возможен, только когда этот родитель имеет доход, облагаемый по ставке 13%Письма Минфина России от 25.03.2011 № 03-04-05/7-186 , от 27.02.2009 № 03-04-05-01/85 .

Налоговики считают, что главное условие для отказа от вычета - наличие трудовых отношений между работником и работодателемПисьмо ФНС России от 04.03.2009 № 3-5-03/233@ . Поэтому если один из работников находится в отпуске по уходу за ребенком или взял отпуск без сохранения заработной платы, то он может отказаться от получения вычета в пользу своего супруга. Если же он вообще не работает, то такой отказ невозможен.

Даже если студент-очник работает, родителю все равно предоставляется детский вычет

Н.Е. Панкратова, г. Астрахань

К нам в компанию устроился взрослый ребенок нашего же работника. Ему еще нет 24 лет и он учится на дневном отделении. Должны ли мы по-прежнему предоставлять его родителю стандартный вычет в размере 1000 руб.?

: Должны. Поскольку в такой ситуации соблюдаются все условия для предоставления детского вычета родителюподп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ . Ведь о том, что ребенок при этом еще и не должен работать, в НК РФ нет ни слова. Данную позицию подтверждают и специалисты ФНС России.

Из авторитетных источников

“ Запретов на предоставление родителю вычета на работающего ребенка - студента очной формы обучения моложе 24 лет - положения ст. 218 НК РФ не содержат. Более того, сам такой студент также может претендовать на обычный стандартный вычет на себя в размере 400 руб. ежемесячноподп. 3 п. 1 ст. 218 НК РФ ” .

ФНС России

Поэтому, если ребенок и учится, и работает, детский вычет работнику может быть предоставлен так же, как и любому другому работнику.

Как быть бухгалтеру, если работник не обратился за вычетом на ребенка? Должен ли бухгалтер применять вычет при расчете НДФЛ без заявления работника? Что нужно сделать, если работник вспомнил о заявлении только в конце года?

По ставке 13%, можно уменьшить на сумму налоговых вычетов (п. 3 ст. 210 НК РФ). В отношении доходов работников, как правило, применяют стандартные налоговые вычеты. Они установлены в статье 218 Налогового кодекса.
Бухгалтер предоставляет вычет на основании заявления работника и документов, подтверждающих право на вычет (п. 3 ст. 218 НК РФ). Получение вычета — право, а не обязанность плательщика НДФЛ. Без его заявления вычет не предоставляется.
На практике бывают случаи, когда работник приносит заявление на вычет не в начале, а в конце года. Нередко такое происходит с сотрудницами, которые недавно вышли из декрета.
Рассмотрим действия бухгалтера в этой ситуации на примере вычета на ребенка.

С какого момента предоставить вычет работнику

Условия установлены в подпункте 4 пункта 1 статьи 218 НК РФ.

Общие правила предоставления вычета

Вычет на ребенка предоставляют с месяца его рождения (усыновления, оформления опеки). Если на работу устроился сотрудник, уже имеющий детей, вычет предоставляют с месяца трудоустройства и в отношении доходов, полученных по новому месту работы (письмо Минфина России от 27.02.2013 № 03-04-05/8-154).

Весь год отработал, а заявление на вычет не подал

Предположим, что работник трудился в фирме с начала года, а заявление подал только в конце года. С какого момента бухгалтер должен предоставить вычет: с момента подачи заявления или с начала года?
Подобный случай рассмотрели специалисты Минфина России в письме от 18.04.2012 № 03-04-06/8-118. Они указали, что в данной ситуации вычет нужно предоставить с начала года независимо от месяца, в котором работник подал заявление.

Что написать в заявлении

Даже если работник опоздал с подачей заявления, никаких особых оговорок в нем делать не нужно:

«Прошу при налогообложении моих доходов предоставить вычет в размере 1400 руб. в месяц на моего ребенка Карамелькину Олесю Ярославовну, 15 января 2013 года рождения. Свидетельство о рождении ребенка прилагаю».

Это заявление будет действовать и в следующем году, если у работника не изменятся семейные обстоятельства.

Прежде чем делать перерасчет

Перед тем как взяться за перерасчет НДФЛ, бухгалтеру нужно проверить, положен ли вычет данному сотруднику. Дело в том, что существуют определенные ограничения для предоставления «детского» вычета.

Возраст ребенка

Налоговый вычет производится на каждого ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента, курсанта в возрасте до 24 лет.

Сумма дохода родителя

Бухгалтер предоставляет налоговый вычет на детей до месяца, в котором доход работника, облагаемый по ставке 13%, превысит 280 000 руб. (подп. 4 ст. 218 НК РФ).
Начиная с месяца, в котором указанный доход превысил предел в 280 000 руб., налоговый вычет не применяется.
Доходы, которые освобождены от налогообложения или облагаются по иным ставкам НДФЛ, в расчете лимита не участвуют (письмо ФНС России от 05.06.2006 № 04-1-04/300).
Если работник трудится в компании не с начала года, для определения суммы лимита бухгалтер учитывает сумму дохода, полученную на предыдущем месте работы. Информация о ней содержится в справке по форме 2-НДФЛ, представленной сотрудником при приеме на работу.

Сумма вычета

Сумма вычета зависит от возраста, статуса и очередности рождения детей. Зависимость размера вычета от этих обстоятельств представлена в табл. 1.

Как сделать перерасчет

Стандартный налоговый вычет на ребенка предоставляется за каждый месяц календарного года (подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ). Следовательно, бухгалтеру следует вновь рассчитать НДФЛ за каждый месяц текущего года (п. 3 ст. 226 НК РФ). При перерасчете нужно иметь в виду, что НДФЛ по ставке 13% определяют нарастающим итогом с начала года с зачетом удержанной в предыдущие месяцы текущего налогового периода суммы налога (п. 3 ст. 226 НК РФ).

Таблица 1 Сумма вычета на ребенка

Работник трудится в компании несколько лет

На числовом примере рассмотрим, как пересчитать НДФЛ, если заявление на вычет принес с опозданием работник, который трудится в организации несколько лет.

Пример 1 . Маляр В.С. Петров работает в ЗАО «Все краски мира» с 2008 года. В январе 2013 года у него родился сын. Заявление на вычет работник подал в октябре 2013 года.
За период с января по сентябрь 2013 года ему была начислена зарплата в размере 20 000 руб. в месяц. С этой суммы удержан НДФЛ без учета вычета на ребенка в размере 23 400 руб. (20 000 руб. × 9 мес. × 13%).
Как пересчитать НДФЛ за период с января по сентябрь 2013 года?
Решение

Вычет можно применить к доходам, полученным за период с января по сентябрь 2013 года, так как общая сумма дохода за это время составила 180 000 руб. (20 000 руб. × 9 мес.), то есть не превысила 280 000 руб.
Бухгалтер пересчитает НДФЛ за каждый месяц отдельно начиная с месяца рождения ребенка, то есть с января 2013 года. В результате вычислений сумма НДФЛ за период с января по сентябрь 2013 года составит не 23 400 руб., а 21 762 руб. [(20 000 руб. × 9 мес. - 1400 руб. × 9 мес.) × 13%].
Переплата по НДФЛ за период с января по сентябрь 2013 года составила 1638 руб. (23 400 руб. - 21 762 руб.).

Приведенный порядок перерасчета НДФЛ подходит и для случая, когда заявление с опозданием принес работник, который трудится с января текущего года.

Работник трудится в компании не с начала года

Если сотрудник устроился в организацию не с января текущего года, то для получения вычета он должен представить справку по форме 2-НДФЛ с предыдущего места работы (п. 3 ст. 218 НК РФ).
Справка нужна бухгалтеру, чтобы определить, не превышена ли сумма дохода, позволяющая предоставить вычет.

Обратите внимание : новый работодатель может предоставить работнику стандартные налоговые вычеты только по доходам, начисленным в данной компании с момента зачисления на работу. В отношении доходов, полученных в текущем календарном году, но у другого (других) работодателей, новый работодатель не вправе производить перерасчет. Об этом говорится в письмах Минфина России от 27.02.2013 № 03-04-05/8-154 и от 07.04.2011 № 03-04-06/10-81.

Пример 2 . В ЗАО «Булочка» в апреле 2013 года устроился пекарем П.А. Мягков. В день трудоустройства он представил справку по форме 2-НДФЛ с предыдущего места работы за период с января по март 2013 года. В ней была указана сумма дохода, облагаемого НДФЛ по ставке 13%, — 90 000 руб.
Зарплата П.А. Мягкова в ЗАО «Булочка» — 35 000 руб. в месяц. За период с апреля по сентябрь 2013 года сотрудник заработал 210 000 руб. (35 000 руб. × 6 мес.). С этой суммы бухгалтер удержал НДФЛ — 27 300 руб. (210 000 руб. × 13%).
В октябре 2013 года П.А. Мягков принес в бухгалтерию заявление на вычет на свою дочь восьми лет.
Как бухгалтеру ЗАО «Булочка» пересчитать НДФЛ?
Решение
Прежде чем сделать перерасчет, бухгалтер определил, что работнику положен вычет на ребенка в размере 1400 руб.
Общая сумма дохода за период с января по сентябрь составляет 300 000 руб. (90 000 руб. + 35 000 руб. × 6 мес.), то есть превышает 280 000 руб.
Порядок применения стандартного налогового вычета бухгалтером ЗАО «Булочка» покажем в табл. 2.
В связи с применением вычета на ребенка сумма НДФЛ за период с апреля по сентябрь 2013 года должна составить 26 390 руб. Переплата по НДФЛ за этот период равна 910 руб. (27 300 руб. - 26 390 руб.). При расчете суммы налога за октябрь на сумму переплаты нужно уменьшить НДФЛ, подлежащий удержанию из дохода и перечислению в бюджет.

В отдельные месяцы работник не имел дохода

Бывают случаи, когда в текущем году работник в некоторые месяцы не имел дохода. Хотя до этого трудился в данной компании не один год. Например, женщина находилась в отпуске по уходу за ребенком.

Таблица 2 Пересчет стандартного налогового вычета в связи с подачей работником заявления

За месяцы, в которых отсутствовал доход, нужно предоставить вычет. Вычет суммируется, и работник сможет его получить, когда вновь в этом налоговом периоде получит доход, облагаемый НДФЛ по ставке 13%. Это следует из письма Минфина России от 23.07.2012 № 03-04-06/8-207.

Пример 3 . Швея ЗАО «Мастерица» И.А. Иголкина в январе 2013 года родила сына. В октябре 2013 года она вышла на работу на условиях неполного рабочего времени.
В период с января по сентябрь 2013 года из выплат, облагаемых НДФЛ, она получила годовую премию в размере 10 000 руб. Премия начислена и выплачена в феврале 2013 года.
На момент начисления премии работница не представила заявление с просьбой предоставить ей вычет на новорожденного ребенка, поэтому бухгалтер рассчитал НДФЛ без учета вычета. Сумма налога составила 1300 руб. (10 000 руб. × 13%).
В октябре 2013 года И.А. Иголкина принесла в бухгалтерию заявление о предоставлении вычета на ребенка.
Как рассчитать НДФЛ с зарплаты за октябрь 2013 года, если ее сумма составила 8000 руб.?
Решение
Решим пример в два этапа. Вначале определим, за какой период работнице можно предоставить вычет, далее рассчитаем сумму НДФЛ.
Период предоставления вычета и его ежемесячная сумма
Прежде чем сделать перерасчет, бухгалтер определил, что работнице положен вычет на ребенка в размере 1400 руб.
Вычет можно применить к доходам, полученным за период с января по сентябрь 2013 года, так как общая сумма дохода за это время составила 10 000 руб., то есть не превысила 280 000 руб.
Вычет работнице положен за каждый месяц начиная с месяца рождения ребенка, то есть с января 2013 года.
Расчет НДФЛ с зарплаты за октябрь 2013 года
При расчете НДФЛ с зарплаты за октябрь бухгалтеру нужно применить вычет за 10 месяцев — за период с января по октябрь 2013 года.
За октябрь сотрудница заработала 8000 руб. Следовательно, ее совокупный доход за период с января по октябрь 2013 года равен 18 000 руб. (10 000 руб. + 8000 руб.). Общая сумма вычета за этот период — 14 000 руб. (1400 руб. × 10 мес.). Совокупная сумма НДФЛ за период с января по октябрь — 520 руб. [(18 000 руб. - 14 000 руб.) × 13%].
НДФЛ за октябрь рассчитывается как разница между суммой НДФЛ, удержанной ранее, и суммой НДФЛ за период с января по октябрь 2013 года. Это следует из пункта 3 статьи 226 НК РФ.
В феврале (за период с января по февраль) удержанная сумма НДФЛ составила 1300 руб. А в октябре (за период с января по октябрь) НДФЛ в связи с применением вычета — 520 руб. То есть по налогу образовалась переплата в размере 780 руб. (1300 руб. - 520 руб.).

Обратите внимание : если выплата дохода полностью прекращена и не возобновляется до окончания года, вычет за указанные месяцы не может быть предоставлен. Об этом говорится в письме Минфина России от 06.05.2013 № 03-04-06/15669.

Специалисты финансового ведомства рассмотрели следующую ситуацию.
Работница компании с января по октябрь трудилась и получала зарплату. При расчете НДФЛ ей предоставлялся вычет на первого ребенка. В ноябре она ушла в второй отпуск по беременности и родам. И поэтому с ноября и до конца года она не получала доходы, облагаемые НДФЛ. В соответствии с логикой, приведенной в письме, вычет на первого ребенка в ноябре и декабре ей не положен.

Что делать с переплатой по НДФЛ

Излишне удержанный НДФЛ можно зачесть в счет будущих платежей налога или вернуть (п. 1 и 14 ст. 78, п. 1 ст. 231 НК РФ).

Зачет . Пока календарный год не закончен, переплату можно зачесть в счет будущих платежей. То есть учесть при расчете налога с зарплаты за ноябрь и декабрь. Нужно ли заявление работника на зачет переплаты?
НДФЛ по ставке 13% определяют нарастающим итогом с начала года с зачетом удержанной в предыдущие месяцы текущего налогового периода суммы налога (п. 3 ст. 226 НК РФ). Стало быть, заявление работника на зачет НДФЛ не требуется.

Возврат . Излишне удержанную сумму НДФЛ можно вернуть. Порядок возврата НДФЛ установлен в статье 231 Налогового кодекса. Работнику следует написать заявление, в котором он укажет реквизиты своего банковского счета (банковской карточки).

Отчетность и налоговый регистр

Форма 2-НДФЛ . В справке по форме 2-НДФЛ бухгалтер отразит все вычеты, предоставленные работнику за истекший год. Даже если заявление работник задержал и принес в конце года, в справке нужно указать положенные ему вычеты.

Налоговая карточка . Бухгалтеры ведут учет доходов, выплаченных работникам, предоставленных им налоговых вычетов, а также сумм удержанного НДФЛ в самостоятельно разработанных регистрах налогового учета. Такое правило установлено в пункте 1 статьи 230 НК РФ.
Операции по начислению и удержанию налога в этом регистре отражаются в таблицах, соответствующих применяемой ставке НДФЛ. Там же нужно отразить и отменяющие записи. На практике их называют «налоговое сторно».

Если документов так и нет

Может случиться, что работник до конца года так и не донес в бухгалтерию заявление на предоставление вычета или не представил полный пакет документов, необходимых для его получения. В такой ситуации работодатель не вправе самостоятельно принять решение о перерасчете и возврате излишне удержанного НДФЛ.
Если работник желает получить вычет за истекший календарный год, ему следует подать декларацию по форме 3-НДФЛ в свою налоговую инспекцию по месту жительства. К декларации нужно приложить документы, необходимые для предоставления налогового вычета. Такой порядок установлен в пункте 4 статьи 218 Налогового кодекса.

Сентябрь 2013 г.

Предел годового дохода для вычета — 350 000 руб. С месяца, в котором доход работника превысит эту сумму, вычет не положен (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).

В случае предоставления стандартного налогового вычета после превышения лимита дохода налоговый агент в целях снижения налогового риска должен пересчитать НДФЛ без учета налогового вычета за период октябрь — декабрь, удержать и перечислить его в бюджет. В таком случае необходимо будет представить в налоговый орган уточненные справки 2-НДФЛ и расчеты 6-НДФЛ с корректировкой того же периода.

В случае представления уточненных сведений в налоговый орган представляются только те сведения, которые скорректированы. Уточненные сведения представляются по форме, действовавшей в налоговом периоде, за который вносятся соответствующие изменения (п. 5 разд. I Порядка представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц и сообщений о невозможности удержания налога и сумме налога на доходы физических лиц, утвержденного Приказом ФНС России от 16.09.2011 N ММВ-7-3/576@).

Учитывая изложенное, налоговому агенту при обнаружении ошибок в исчислении и удержании НДФЛ за прошлые периоды следует осуществить перерасчет НДФЛ за истекшие налоговые периоды, произвести доудержание и перечисление НДФЛ, а также представить в налоговый орган уточненные документы со сведениями по форме 2-НДФЛ за соответствующие периоды.

При этом в соответствии с п. 9 ст. 226 НК РФ уплата НДФЛ за счет средств налогового агента не допускается.

Согласно ст. 123 Налогового кодекса РФ неправомерное неудержание и (или) неперечисление (неполное удержание и (или) перечисление) в установленный НК РФ срок сумм налога, подлежащего удержанию и перечислению налоговым агентом, влечет взыскание штрафа в размере 20 процентов от суммы, подлежащей удержанию и (или) перечислению.

При обнаружении налогоплательщиком в поданной им в налоговый орган налоговой декларации факта неотражения или неполноты отражения сведений, а также ошибок, приводящих к занижению суммы налога, подлежащей уплате, налогоплательщик обязан внести необходимые изменения в налоговую декларацию и представить в налоговый орган уточненную налоговую декларацию (п. 1 ст. 81 НК РФ).

При этом, если уточненная налоговая декларация представляется в налоговый орган по истечении срока для ее подачи и срока уплаты налога, налогоплательщик освобождается от ответственности, если:

— представит уточненную декларацию до момента, когда узнал об обнаружении налоговым органом неотражения или неполноты отражения сведений в декларации, а также ошибок, приводящих к занижению подлежащей уплате суммы налога,

— до представления уточненной декларации он уплатил недостающую сумму налога и соответствующие ей пени (пп. 1 п. 4 ст. 81 НК РФ).

Согласно п. 6 ст. 81 НК РФ данное правило распространяется также на налоговых агентов при представлении уточненных расчетов.

Налоговые агенты по НДФЛ представляют в налоговый орган по месту своего учета (п. 2 ст. 230 НК РФ):

— документ, содержащий сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах налога, исчисленного, удержанного и перечисленного в бюджетную систему Российской Федерации за этот налоговый период по каждому физическому лицу, ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом (форма 2-НДФЛ);

— расчет сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом, за I квартал, полугодие, девять месяцев — не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом, за год — не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом (форма 6-НДФЛ).

Так, ФАС Уральского округа указал, что справка по форме 2-НДФЛ не является ни декларацией, ни расчетом (Постановление ФАС Уральского округа от 13.09.2010 N Ф09-6098/10-С2). Аналогичной позиции придерживается и ФНС России (Письмо ФНС России от 09.08.2016 N ГД-4-11/14515).

А вот ФАС Западно-Сибирского округа в ситуации, когда налоговый агент до начала выездной проверки самостоятельно доплатил НДФЛ и подал справку по форме 2-НДФЛ с верными данными, посчитал все условия освобождения налогового агента от ответственности исполненными и отменил штраф по ст. 123 НК РФ (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 30.09.2013 по делу N А27-17110/2012). Также из Письма Минфина России от 29.04.2014 N 03-04-05/20252 усматривается, что сведения по форме 2-НДФЛ признаются расчетом налогового агента.

Так или иначе, самостоятельная доплата налога, а также представление верных сведений, если не могут рассматриваться как обстоятельства, освобождающие от ответственности, могут быть приняты во внимание как обстоятельства, смягчающие ответственность. В этом случае возможность снижения штрафа рассматривается налоговым органом или судом (пп. 3 п. 1 ст. 112 НК РФ).

Кроме того, для освобождения от ответственности налогового агента ему необходимо представить уточненный расчет по форме 6-НДФЛ.

НК РФ предусматривает ответственность за представление налоговым агентом в ИФНС России документов, содержащих недостоверные сведения, в виде штрафа в размере 500 руб. за каждый представленный документ, содержащий недостоверные сведения (п. 1 ст. 126.1 НК РФ). Однако налоговый агент освобождается от ответственности, если самостоятельно выявит ошибки и представит налоговому органу уточненные документы до момента, когда узнает об обнаружении налоговым органом недостоверности содержащихся в представленных им документах сведений (п. 2 ст. 126.1 НК РФ).

По мнению ФНС России, налоговый агент не освобождается от ответственности, если налоговый орган выявил ошибки в представленных документах, а агент представил исправленные документы, не нарушив срока их представления, установленного НК РФ — например, исправленные справки по форме 2-НДФЛ до 1 апреля (Письмо ФНС России от 19.07.2016 N БС-4-11/13012).

Сообщите работнику об излишнем удержании налога

Поставьте работника в известность, что удержали у него лишний налог. Срок — 10 рабочих дней с момента обнаружения переплаты. В сообщении укажите сумму излишне удержанного НДФЛ, а также конкретную дату, когда выявили переплату.

В каком виде — письменном или электронном — вы отправите сообщение, решите сами. Но чиновники рекомендуют прежде выяснить у самого сотрудника, какой формат сообщения ему удобнее (письмо Минфина России от 16.05.11 № 03-04-06/6-112). В Налоговом кодексе нет штрафа за несообщение о не удержанном НДФЛ.

Исправьте ошибку

Составьте бухгалтерскую справку. Зафиксируйте в ней факт выявления ошибки. Отразите пересчет НДФЛ, покажите сумму излишне удержанного НДФЛ. Опишите причины ошибки и порядок исправления.

Исправьте ошибку одним из двух способов, а именно, путем:

— зачета;

— возврата.

Способ 1. Зачет излишне удержанной у работника суммы налога.

Зачет налога допустим, если:

— налоговый период (календарный год) еще длится;

— сотрудник продолжает получать доходы от вашей компании;

— суммы доходов, которые будут начислены до конца года достаточно, чтобы применить дополнительную сумму вычетов.

Если эти условия выполняются, зачтите излишне удержанную сумму налога в счет будущих (до конца 2016 года) удержаний.

Покажем зачет НДФЛ на примере.

Пример . Зарплата работника — 20 000 руб. в месяц. Даты выплаты 20-го и 5-го числа. У работника трое детей в возрасте до 18 лет. Бухгалтер ежемесячно предоставлял вычеты в размере 4200 руб. (1400 руб. × 3 чел.).

В сентябре он обнаружил, что неправильно предоставлял вычет на третьего ребенка вместо 3000 руб. — 1400 руб. За 8 месяцев переплата налога составила 1664 руб. [(3000 руб. -1400 руб.) × 8 мес. × 13%]. Как провести зачет?

Решение . Бухгалтер зачел излишне удержанный НДФЛ при исчислении налога из доходов работника за сентябрь.

С зарплаты за сентябрь налог он исчислил в размере 1846 руб. ((20 000 руб. - 5800 руб.) × 13%).

На сумму переплаты он уменьшил НДФЛ, подлежащий удержанию из дохода и перечислению в бюджет за сентябрь . В бюджет уплатил разницу 182 руб. (1846 руб. - 1664 руб.).

Применение дополнительной суммы вычетов 12 800 руб. [(3000 руб. - 1400 руб.) × 8 мес.] и зачет излишне удержанного налога бухгалтер показал в налоговой карточке по НДФЛ

Способ 2. Возврат излишне удержанного НДФЛ.

Если зачет излишне удержанной суммы налога не возможен или работник хочет вернуть переплату деньгами, оформите возврат НДФЛ.

Заявление работника . Основанием для возврата является письменное заявление сотрудника. Его составляют в произвольной форме. Главное, чтобы в заявлении на возврат были банковские реквизиты, на которые нужно перечислить налог. Ведь его можно вернуть только в безналичной форме путем перевода денег на счет в банке. Например, это может быть счет зарплатной карточки.

Соблюдайте срок 3 месяца. Перечислить излишне удержанный налог вы должны в течение трех месяцев со дня получения заявления работника. Иначе с невозвращенной суммы заплатите сотруднику проценты исходя из ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый календарный день просрочки (п. 1 ст. 231 НК РФ). Вернуть налог вы можете несколькими способами.

За счет налога, удержанного с коллег. Проще всего выплатить переплату из сумм налога, удержанных из доходов других работников, но еще не уплаченных в бюджет. Это разрешает статья 231 НК РФ.

Через инспекцию. Если сумма излишне удержанного налога большая и суммы налога, удержанного из доходов других работников не хватает, направьте в свою ИФНС заявление на возврат НДФЛ от имени компании. Это заявление подайте в течение 10 рабочих дней со дня получения заявления от сотрудника. Приложите к заявлению компании:

— копию заявления работника о возврате излишне удержанного НДФЛ;

— выписку из налогового регистра по НДФЛ о доходах сотрудника;

— документы, подтверждающие факт излишнего удержания и перечисления НДФЛ (письмо Минфина России от 09.08.2012 № 03-04-06/6-229). Это может выписка по счету 68 субсчет «Расчеты с бюджетом по НДФЛ». Сумма начислений по кредиту этого счета должна быть сторнирована на сумму переплаты налога (чтобы была видна сумма переплаты).

Когда на расчетный счет компании поступят деньги от ИФНС, переведите их на счет сотрудника.

Уточненку по 6-НДФЛ не подавайте

В отчетах за первый квартал и полугодие вы отразили реальную картину. Подавать уточненные формы 6-НДФЛ за эти периоды не нужно.

6-НДФЛ за 9 месяцев, если зачли переплату налога

В строку 030 включите дополнительную сумму вычета.

В строке 040 покажите налог, исчисленный с учетом правильной суммы вычета

По строке 70 отразите фактически удержанный налог. Зачет переплаты в отчете за 9 месяцев вы показать не сможете. Ведь налог из дохода за сентябрь вы удержите только при выплате зарплаты в октябре. Исправление попадет в форму 6-НДФЛ за год.

В разделе 2 за 9 месяцев вы отразите фактические сведения об удержании налога из зарплаты за июнь, июль и август. Покажите фактические суммы удержанного налога, то есть без учета исправления.

Зарплату за сентябрь и пересчет НДФЛ в сентябре вы покажете в форме 6-НДФЛ за 2016 год.

Если налоговый агент на протяжении нескольких месяцев ошибочно предоставлял работнику стандартный налоговый вычет по НДФЛ, то налог следует пересчитать в момент обнаружения ошибки. Не удержанную ранее сумму налога следует удержать при последующей выплате дохода налогоплательщику с соблюдением правила непревышения 50 процентов от суммы выплаты. Обязанность удержания налога не связана с окончанием налогового периода. Обоснование: Согласно п. 3 ст. 210 Налогового кодекса РФ для доходов, в отношении которых предусмотрена налоговая ставка, установленная п. 1 ст. 224 НК РФ (в силу п. 1 ст. 224 НК РФ установленная налоговая ставка составляет 13 процентов), налоговая база определяется как денежное выражение таких доходов, подлежащих налогообложению, уменьшенных на сумму налоговых вычетов, предусмотренных ст. ст. 218 — 221 НК РФ, с учетом особенностей, установленных настоящей главой. В частности, пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ предусмотрено предоставление налогового вычета за каждый месяц налогового периода, которым согласно ст. 216 НК РФ признается календарный год. Вычет распространяется, в частности, на родителя, на обеспечении которого находится ребенок, в размерах, которые предусмотрены данной статьей (например, 1400 руб. — на первого ребенка). Налоговый вычет предоставляется налогоплательщикам на основании их письменных заявлений и документов, подтверждающих право на данный налоговый вычет. Пунктом 3 ст. 218 НК РФ предусмотрено, что стандартные налоговые вычеты предоставляются налогоплательщику одним из налоговых агентов, являющихся источником выплаты дохода, по выбору налогоплательщика на основании его письменного заявления и документов, подтверждающих право на такие налоговые вычеты. Исчисление сумм налога производится налоговыми агентами нарастающим итогом с начала налогового периода по итогам каждого месяца применительно ко всем доходам, в отношении которых применяется налоговая ставка, установленная п. 1 ст. 224 НК РФ, начисленным налогоплательщику за данный период, с зачетом удержанной в предыдущие месяцы текущего налогового периода суммы налога (п. 3 ст. 226 НК РФ). Пунктом 4 ст. 226 НК РФ предусмотрено, что налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов суммы выплаты. В свою очередь, гл. 23 НК РФ, в частности положения п. 4 ст. 218 и ст. 231 НК РФ, не регулирует порядок перерасчета налога в ситуации, когда речь идет о необходимости перерасчета налога по причине необоснованного предоставления налогового вычета, приводящего соответственно к неудержанию налоговым агентом НДФЛ за период его предоставления. Единственное, что было отражено в ст. 231 НК РФ по вопросу неудержания налога налоговым агентом, это норма п. 2 (с 01.01.2016 утратил силу), согласно которой суммы налога, не удержанные с физических лиц или удержанные налоговыми агентами не полностью, взыскиваются ими с физических лиц до полного погашения этими лицами задолженности по налогу в порядке, предусмотренном ст. 45 НК РФ. Однако исходя из системного толкования положений ст. 226 НК РФ, которая определяет порядок исчисления и уплаты налога налоговыми агентами, обязанность удержать начисленную сумму налога, на размер которого влияют стандартные налоговые вычеты (учитываются при формировании налоговой базы), возникает при фактической выплате дохода. Соответственно, по нашему мнению, перерасчет налога следует произвести в момент обнаружения ошибки, так как исчисление налоговым агентом налога и, соответственно, его удержание и перечисление в бюджет не будут зависеть от факта окончания соответствующего налогового периода, в котором был допущен факт неначисления и неудержания налога по причине необоснованного уменьшения налоговой базы на стандартные налоговые вычеты. По нашему мнению, в данном случае налоговому агенту необходимо учесть пересчитанный налог в суммах налога, исчисленного по итогам месяца, в котором обнаружена ошибка, и, соответственно, удержать его при последующей выплате из дохода налогоплательщика с соблюдением правила непревышения удерживаемой суммы 50 процентов от суммы выплаты.

С января по март 2016 г. ООО при расчете НДФЛ неправомерно предоставляло стандартный вычет на ребенка работнице. Каким образом следует пересчитать налог?